Der beste Ort für Ihr Passwort ist Ihr Kopf, nicht das Post-it am Bildschirm oder der Zettel in der Schublade. Wählen Sie daher Passwörter, die Sie sich merken können und die den gängigen Kriterien eines sicheren Passwortes entsprechen (mindestens acht Zeichen, Kombination von Groß- und Kleinbuchstaben, Sonderzeichen und Ziffern, keine Eigennamen). Weitere Informationen zu einem sicheren Passwort erhalten Sie auch bei der Süddeutschen Zeitung oder beim deutschen Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik.
Ändern Sie Ihre Passwörter regelmäßig und verwenden Sie für jede Anwendung ein eigenes Passwort. Dass Sie Ihr Passwort nicht weitergeben, versteht sich von selbst. Wenn mehrere Personen am gleichen Dokument arbeiten oder Informationen auch KollegInnen in Ihrer Pfarre oder Abteilung zur Verfügung stehen sollen, dann nutzen Sie die gemeinsamen Abteilungslaufwerke, die vielen Pfarren und Abteilungen zur Verfügung stehen.
Mit der Tastenkombination Windows-Taste + L (lock, d. h. sperren) können Sie Ihren PC sperren. Auch wenn Sie nur kurz den Schreibtisch oder das Büro verlassen, sollten Sie die Kombination verwenden. Sie verhindern damit, dass jemand in Ihrer Abwesenheit Daten in Ihrem PC einsehen oder gar verwenden kann. Sie können anschließend mit Ihrem Passwort für die Weiterarbeit wieder einsteigen.
Lassen Sie nie Dokumente offen liegen, sondern räumen Sie vor Besprechungen Dokumente mit personenbezogenen Daten weg und schließen Sie Programme wie Mail oder Datenbanken. Wenn Sie WhatsApp oder andere Messenger-Dienste verwenden, dann stellen Sie sicher, dass Nachrichten nicht am Sperrbildschirm angezeigt werden, ODER legen Sie Ihr Handy einfach mit dem Bildschirm nach unten auf den Tisch.